CDI – Assistant.e de Direction H/F
REJOIGNEZ-NOUS et ENSEMBLE, FAVORISONS L’AUTONOMIE !
L’Association IRSAM recrute au sein de son établissement
IRSAM Institut pour déficients visuels Les Primevères
ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F
CDI– Temps plein (1 etp) Basé à Lyon 9ème
Où travaillerez-vous ?
L’Institut pour Déficients Visuels (IDV) IRSAM Les Primevères accompagne plus de 60 enfants et jeunes qui présentent des tableaux cliniques complexes, associant la déficience visuelle, des troubles associés et des handicaps pluriels. L’établissement fait partie du pôle lyonnais de l’Association l’IRSAM.
Qui sommes-nous ?
L’Association IRSAM, acteur majeur de la déficience sensorielle, regroupe 31 établissements, en Métropole et sur l’Ile de la Réunion dans le secteur médico-social. www.irsam.fr
Qui accompagnons-nous ?
2400 enfants et adultes, en situation de déficience sensorielle, de déficience intellectuelle, de troubles du spectre de l’autisme, de troubles des apprentissages associés à des handicaps pluriels.
Quelles sont nos valeurs ?
Respect de la personne, autonomie, responsabilité, solidarité et équité.
Vos missions
L’assistant(e) de direction assure sous la responsabilité de l’adjoint de direction l’organisation, la coordination et le suivi de l’ensemble des activités administratives, logistiques et de communication de l’établissement, en lien avec les équipes internes, les familles, les partenaires et les usagers.
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, orienter et informer les visiteurs, familles, prestataires et intérimaires.
- Réaliser l’accueil logistique des nouveaux salariés (remise du livret d’accueil, installation…).
- Gérer le standard téléphonique et assurer la transmission efficace des messages.
- Actualiser régulièrement les fichiers de contacts de l’établissement.
- Répondre aux demandes d’information en assurant un relai pertinent.
Secrétariat général
- Gérer les courriers (réception, enregistrement, traitement, affranchissement) et colis.
- Assurer les tâches classiques de secrétariat : classement, archivage, mise en forme et impression de documents, gestion des consommables (cartouches, papiers…).
- Rédiger divers documents : courriers administratifs, notifications, circulaires aux familles…
- Mettre à jour les plannings Outlook (réunions, événements internes, partages de salles…).
Suivi administratif des dossiers usagers
- Suivre et classer les notifications MDPH.
- Mettre à jour les Dossiers Uniques de l’Usager (DUI) – version papier et -numérique.
- Transmettre et suivre les Projets Personnalisés d’Accompagnement (PPA) : envoi aux familles, relances, archivage.
- Organiser les réunions PPA : convocations, mise à jour des étapes, coordination avec les professionnels.
- Mettre à jour le classeur général (données administratives des usagers et des salariés).
Logistique liée aux usagers
- Coordonner les trajets des usagers avec les prestataires de transport (taxis).
- Suivre la présence et les départs des usagers (accueil du matin, pointage, notifications d’absence).
- Informer les professionnels concernés des absences et saisir les données dans le DUI.
- Gérer les prestations de restauration : Affichage quotidien des menus
- Suivi des repas (pointages, tableaux de présence, transmission RH et prestataire)
- Gérer les commandes de papeterie (selon validation hiérarchique)
- Organiser des réunions internes/externes
- Organiser les rendez-vous avec les familles
- Contribuer à l’organisation d’événements internes : fêtes, anniversaires, élections CVS…
Appui à la direction
- Participer à certaines réunions institutionnelles (plénières, CVS…), en assurer l’organisation logistique et la rédaction des comptes rendus.
- Élaborer ou mettre à jour des tableaux de bord de suivi.
- Préparer les dossiers et supports pour les réunions.
- Appuyer l’organisation des formations (devis, logistique, émargement…).
- Réaliser toute autre tâche administrative à la demande de l’équipe de direction.
Contribution à la communication interne et externe
- Transmettre les communications institutionnelles aux familles et aux équipes.
- Participer à la rédaction de la newsletter trimestrielle à destination des familles.
- Collecter les informations pour la rédaction hebdomadaire des actualités des deux parcours : PPA, projets partenaires, formations, arrivées/départs…
Votre Profil
Formation : BAC+2 minimum en assistanat de direction ou équivalent
Expérience : une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans le secteur médico-social
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office : Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Bonne utilisation d’outils collaboratifs et de communication (planning partagé, Teams…)
- Excellentes compétences rédactionnelles (rédaction de courriers, comptes rendus, notes…)
- Organisation et méthode
- Gestion des priorités
- Respect des délais
- Aisance relationnelle
- Dynamisme et polyvalence
- Capacité à travailler en équipe
- Esprit d’initiative et autonomie dans le fonctionnement quotidien
- Capacité d’anticipation et de planification
- Bon esprit de synthèse
- Adaptabilité
- Discrétion
Connaissance du secteur médico-social appréciée
Ce poste est accessible aux personnes reconnues travailleurs handicapés.
Rémunération/Avantages
- CDI à temps plein (1ETP)
- Convention collective CCNT 66 – salaire entre 2040€/ 3508€ brut selon diplôme et ancienneté comprenant les dispositions Laforcade
- Plannings annualisés
- Congés supplémentaires
- Mutuelle d’entreprise
Candidature (CV & lettre de motivation) : recrutementprimeveres@irsam.fr
