• Toutes les actualités
• Regards de professionnels
• Sport
• Institutionnel
• Culture
• Evénement
• Partenariat
• Travail & Handicap
• Santé
• COVID-19
• Innovation
• GCS CRCSI

Retour d’expérience des évaluations des ESMS IRSAM 2023

Les dernières réunions Qualité Inter-Etablissement Métropole (décembre 2023) et de l’île de La Réunion (janvier 2024) ont été dédiées aux évaluations HAS 2023.

Cette thématique fut l’opportunité d’ouvrir cette instance aux directions des établissement et aux responsables RH afin que le groupe élargi bénéficie d’un retour d’expérience des directions, des Responsables RH, et des équipes qualité ayant vécu l’évaluation HAS.

Ces rencontres furent l’occasion pour les groupes d’échanger sur les changements et les enjeux engendrés par le nouveau dispositif HAS.

Retrouvez les documents concernant ce nouveau dispositif sur la bibliothèque associative Ageval :

Référentiel HAS et Manuel d’évaluation de la qualité et référentiel HAS

 

En 2023, 4 établissements IRSAM ont été évalués par le cabinet ELSE Consultant

• IRSAM Barre d’Jour (EANM) La Réunion
• IRSAM IRS de Provence (IDA) Marseille
• IRSAM Les Chanterelles (MAS) Marseille
• IRSAM Arc-en-Ciel ont été évalués (IDV) Marseille

En 2024, ce sera au tour des établissement

• IRSAM Les Cascavelles (EAM) La Réunion
• IRSAM Les Primevères (IDV) Lyon

En 2025

• IRSAM Les Nénuphars (EANM) Marseille
• IRSAM Les Bougainvilliers (EANM) Nice
• IRSAM CMPP La Réunion
• IRSAM Les Jacarandas (CAMSPS) La Réunion
• IRSAM La Ressource (IDA/IDV) La Réunion

Et en 2027

• IRSAM Le Garlaban (EAM) Marseille
• IRSAM Les Glycines (EAM) Nice
• IRSAM Clairefontaine (EAM / EANM) Lyon

 

Cinq constats intéressants sont ressortis de ces échanges :

• La cohérence des pratiques entre les différents établissements de l’Association IRSAM qui a facilité la compréhension du fonctionnement de chaque établissement pour les évaluateurs: « On a senti que d’autres ESMS IRSAM étaient passés avant et que les évaluateurs avaient connaissance de la politique qualité et RH du siège et des outils mis à disposition, du fonctionnement de la DSIO déjà mis en place » a confié Julien CALLEJON, directeur adjoint de l’établissement IRSAM IRS de Provence sur Marseille.

 

• L’importance d’impliquer les professionnels dans la préparation de l’évaluation et leur présenter tout ce qui est mis en place et décliné au sein de l’établissement. Cette communication auprès et avec les professionnels peut prendre différentes formes:
  • Communication visuelle, affichage des critères impératifs;
  • Diffusion des documents via la bibliothèque associative et/ou établissement et/ou AGEVAL pour les RBPP (Recommandations Bonnes Pratiques Professionnelles), dans le module document de la plateforme AGEVAL;
  • Diffusion d’informations sur certains sujets bien précis en réunion d’équipe;
  • Rôle de sensibilisation et de facilitation de l’appropriation du Responsable Qualité et/ou Référent Qualité et/ou Cadre garant opérationnel dans les services par des rappels et par les réponses aux questions qui se posent;
  • Réunions de préparation avec les équipes en présence de la RRH;
  • Communication sur la démarche d’évaluation lors des plénières;
  • Nomination de relais pour communiquer au plus près du terrain.

 

• Le bénéfice d’être en groupe lors de l’audit système permet une diversité de point de vue et un soutien pour chaque professionnel.

 

• L’efficacité de la mise en place d’une démarche de transformation de l’offre au sein des établissements, et cela a pu être repéré particulièrement au sein de l’IDV IRSAM Arc-en-Ciel à Marseille.

 

• La réalisation de pratiques remarquables sur l’ensemble des établissements et particulièrement l’accompagnement à la citoyenneté pour les personnes accompagnées pour les établissements du Moufia IRSAM La Réunion.

 

 

Voici plusieurs exemples de pratiques déployées avant et pendant les journées d’évaluation :

• Mettre en place un COPIL qualité avec une première réunion organisée aussitôt que la date de l’évaluation est annoncée afin d’identifier les critères qui peuvent être critiques pour l’établissement. Ce COPIL peut par exemple être piloté par un membre de la direction, un responsable qualité et rassembler les différents chefs de service.

 

• Instaurer un climat de confiance avec les professionnels, les rassurer sur les capacités de l’établissement.

 

• Anticiper les imprévus (annulation d’activités ou d’événements par exemple). Il est également important de se préparer à toute question et tout sujet, même ceux qui ne concernent pas nécessairement le public accompagné.

 

• Réaliser une évaluation «test » quelques mois avant la date prévue afin de préparer les professionnels, faire un état des lieux et identifier les points critiques à améliorer. La MAS IRSAM Les Chanterelles a saisi l’opportunité de répondre favorablement à RH&Organisation pour organiser une évaluation blanche.

 

• Impliquer les familles et les personnes accompagnées. Cela peut par exemple passer par:
  • La participation des familles lors du travail sur le projet d’établissement,
  • L’information auprès des membres du CVS,
  • La sélection des personnes accompagnées interrogées, par les chefs de service,
  • La prise de contact orale auprès des personnes accompagnées et/ou familles pour expliquer et recueillir les consentements
  • L’affichage sur l’établissement pour information sur l’évaluation avec les photos des évaluateurs.
  • La présence de personnes accompagnées lors de la réunion d’ouverture de l’évaluation ainsi qu’à celle de clôture.

 

• Lors des évaluations, deux pratiques ont été testées au sein de l’Association concernant le planning des activités :
• Proposer des activités sélectionnées en amont aux évaluateurs.
• Proposer un «planning » de l’établissement et laisser les évaluateurs choisir à quelles activités ils souhaitent assister.

 

• Mettre en avant les adaptations mises en place au sein de l’établissement concernant la DV ou la DA, qui sont des points forts des ESMS IRSAM métropole.

 

• S’appuyer sur les outils et documents supports :
  • Grilles d’autoévaluation reprenant tous les critères (EXCEL, AGEVAL)
  • Guides d’entretien AGEVAL par chapitre
  • Jeu de l’éval (jeu de société) réalisé par l’URAPEDA
  • Infographies du Service Qualité Siège sur les critères impératifs
  • Présentation Powerpoint explicative sur l’évaluation réalisée par le Service Qualité Siège
  • Tableau «thématiques croisées », réalisé par le Service Qualité Siège avec le groupe responsable qualité
  • Infographies en FALC «Le Pas de Côté », en ligne dans la bibliothèque Associative AGEVAL

 

• Préparer l’évaluation avec les consultants : envoi des plannings, documents préparatoires, listing des activités.

 

• Informer les partenaires de l’évaluation par téléphone ou par courrier explicatif.

 

Enfin, il est important de noter que le déroulé de l’évaluation a été très différent en fonction de chaque établissement, malgré une méthodologie commune et unique. Cela va notamment dépendre du regard de chaque évaluateur, du contexte, de l’environnement, des personnes en présence, de l’activité et du public.

Le groupe de La Réunion a pris l’initiative de reprogrammer une réunion qualité inter-établissements pour travailler sur les éléments de preuve nécessaires pour répondre aux critères de l’évaluation HAS. Une belle solidarité !